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Como classificar seus documentos?

Como classificar seus documentos?

Quando as pessoas são perguntadas se estão organizadas ou não, geralmente fazem a conexão com a classificação de papéis em casa. Verdadeira tortura mental para alguns, a organização dos documentos está longe de ser a tarefa mais cansativa. Se a primeira condição para essa classificação é dedicar algumas horas a ela, existem métodos para fazê-lo efetivamente. E se, no projeto de fim de semana, decidíssemos esquecer nossa fobia administrativa e examinar nossos documentos?

Comece jogando

A organização dos papéis em casa sempre começa com uma classificação drástica entre os documentos a serem mantidos e os que devem ser descartados. Para descobrir quais cartas e documentos impressos podem ser descartados no lixo, confie em fontes oficiais, como o site oficial da administração francesa. Na página de documentos a manter, você pode descobrir a vida útil de cada documento, sejam seus impostos, seu seguro ou seu trabalho. Aprendemos que os extratos bancários podem ser excluídos após cinco anos, enquanto as contas telefônicas não são mais úteis após um ano. Observe que os documentos originais em formato digital não precisam ser impressos para ter valor legal. No entanto, se você digitalizar um documento em papel para digitalizá-lo, a cópia digital não terá o mesmo valor que a cópia em papel. Portanto, você deve manter o documento original em papel. Basta dizer que não há sentido em procurar a conservação, não espere economizar espaço com essa dica (falsa).

Um bom lugar para organizar seus documentos é uma necessidade, não a negligencie!

Agrupe esses documentos por tema

Quando a organização é finalizada, você tem os papéis que devem ser mantidos, permanente ou temporariamente. Não existe uma organização de classificação ideal. Acima de tudo, é uma questão de lógica sua. O importante, no entanto, é cumpri-lo, porque se você modificar seu sistema organizacional, corre o risco de perder o benefício do ranking. De minha parte, optei por uma classificação próxima à disponível no site da administração francesa. Ele permite que você mantenha uma memória rápida para criar na vida útil dos documentos. Essa classificação fornece oito principais famílias de documentos:

* seguro * veículo * banco * família e educação * acomodação * imposto * trabalho * saúde.

Planeje uma pasta de trabalho para cada categoria e escolha as subcategorias adequadas à sua situação. Portanto, para a parte do Banco, você pode criar contratos de subcategorias, extratos de conta e cheques. Como especifiquei mais adiante, é possível imprimir um memorando para manter no início do fichário para recuperar os períodos de retenção de cada tipo de documento. Dessa forma, você não precisará mais pesquisar na Internet por essas informações. Finalmente, você pode armazenar seus documentos dentro de suas subcategorias em ordem cronológica, mas também por pessoa interessada, se você for vários em sua casa. Lembre-se sempre de que sua classificação deve ser legível para todos, para que você não seja o único responsável.

O que você precisa para classificar seus documentos

Agora vamos falar sobre o material necessário para classificar os papéis. Os recipientes utilizados podem variar dependendo de várias condições. No caso de seu espaço de armazenamento ser visível, use caixas ou armários bonitos que possam coexistir com a sua decoração. Seria uma pena usar armários de arquivo antigos, se estiverem visíveis na sua sala de estar. Lembre-se, no entanto, que o arquivamento deve ser prático primeiro. No exemplo das caixas, ainda planeje dentro dos armários ou pastas para classificar com eficiência. O aspecto visual é a cereja no topo do bolo e não o seu objetivo final. Além de pastas e vitrines, você pode ter bolsos de plástico transparentes, um grampeador, uma trituradora de documentos (para descartar com segurança seus papéis confidenciais), uma impressora (para documentos em linha e bandeiras) e um lápis para todas as anotações.

Caixas agradáveis ​​para esconder armários feios!

Um espaço bem definido para seus trabalhos

Finalmente, você precisa encontrar espaço suficiente em seu interior, como uma mesa, para armazenar seus papéis no mesmo local. Se você começar a multiplicar os pontos de armazenamento, ficará confuso. Ao ter tudo em um só lugar, você sabe que o que está procurando é nesse único local. O mesmo vale para outros membros da família: eles não precisarão perguntar onde está este ou aquele documento. A idéia é que podemos gerenciar sem quem organizou tudo. Classificar seus documentos não deve demorar muito tempo. Essa tarefa pode muito bem ser limitada ao gerenciamento anual. Se você não tem tempo ou coragem para fazê-lo à medida que avança, é necessário que a chegada dos documentos ao seu interior seja gerenciada diariamente. Nesse caso, planeje um arquivo para o ano em que integrar em ordem cronológica os papéis que guardam. No final do ano, tudo o que você precisa fazer é guardar seus diferentes papéis nas pastas temáticas.


Vídeo: Arquivologia - Classificação dos Documentos - AlfaCon (Janeiro 2022).